ORCA HCM｜從客戶研究到 AI 知識社群設計
訪談 8 位使用率偏低的企業客戶，與另一位設計師共同規劃知識社群，整理跨模組權限。
產品類型
Enterprise SaaS · HCM
我的角色
Product Designer
設計協作
與另一位設計師共同規劃 AI 知識社群
任職期間
2023.12–2024.09
點選案例圖片，可開啟原尺寸查看設計細節。
背景
企業已有系統，經驗卻不容易持續留下
ORCA 是既有服務 700+ 家企業的人資系統。我訪談 8 位使用率偏低的企業客戶，理解使用阻礙與工作情境。當人員異動、培訓缺乏標準流程，組織即使擁有資料，也未必能保留並重複運用經驗。
問題釐清
從功能使用問題，追到知識累積與傳承
研究整理出經驗流失、培訓成本與流程不一致，以及跨部門資訊分散等問題。設計因此需要同時處理「知識如何被留下」與「需要時如何找到」。我與另一位設計師以社群承接內容累積，以 AI 問答協助查找與使用。
研究問題整理｜人員離職、培訓不一致與跨部門資訊分散，指向知識傳承與查找的問題。這張圖整理研究結論，沒有把提案目標當成已發生的改善。
設計取捨
將 5 種角色收斂為 3 層權限，串起 5 大模組
在展開畫面之前，先釐清誰能看見、建立與管理內容，將 5 種角色收斂為 3 層權限，統一 5 大模組的操作邏輯。這樣才能讓社群分享、知識查詢與管理工作使用一致規則，也讓 AI 問答的資訊範圍回到既有權限之內。
功能方向｜知識庫承接查找與資訊組織，社群承接持續貢獻與協作。這是功能定位整理，用來說明為何需要兩者配合。
資訊保護原則｜AI 問答也必須受到權限約束。此圖是設計原則摘要；實際角色與模組權限的設計工作，是將此原則落實為一致的存取規則。
成果
交付新模組設計，也改善團隊交付方式
AI 知識社群完成研究、功能與權限設計。另在 ORCA 任職期間，累計交付 846+ 個獨立頁面，涵蓋 3 種語言、6 種主題；這是整段任職的交付規模。我推動導入 Figma 與每週設計交付會議，依 Jira 工單前後工時比較，設計交付效率提升約 50%。
反思
企業 AI 的前提，是可持續的內容與權限規則
問答入口只是使用知識的一種方式。若內容無法持續累積，或權限在不同模組之間不一致，AI 就難以在企業工作中被可靠地使用。新模組的實際採用與知識使用成效，仍需要上線後追蹤；目前能確認的是研究、設計與交付成果。
